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• 1. 서 론
• 2. 연구로사업 및 ANSIM 시스템 체계
• 2.1 연구로 사업
• 2.2 ANSIM 시스템 구성
• 3. 외부계약기관 문서
• 3.1 외부 계약기관 문서흐름
• 3.2 외부 계약기관 문서검토
• 3.3 외부 계약기관 문서의 교신
• 4. 연구원 내부 설계문서
• 4.1 문서관리
• 4.2 문서보관함
• 4.3 사업관리
• 4.4 조직관리
• 5. 시스템 구현 및 향상
• 5.1 시스템 구현
• 5.2 시스템 향상
• 6. 결 론
• Acknowledgement

1. 서 론

연구용원자로인 하나로는 1985년에 설계를 시작하고, 건설이 완료되어 운전 중에 있다. 하나로를 건설할 시기에 사업 문서관리는 문서대장에다 수기로 기록을 하였고 주로 하드카피를 보관 관리하였다. 이후 2000년대 하나로 활용설비를 구축할 때에는 문서관리 대장은 엑셀 프로그램을 이용하여 작성하고, 문서의 전자파일을 보관하였다. 현재 국내 최초 원자로 수출 사업인 요르단 연구로 사업(Jordan Research and Training Reactor, JRTR)을 수행하고, 국내에 또 다른 새로운 연구로를 건설하기 위해 설계 중에 있다. 요르단 연구로사업을 수행하면서 대부분의 대형사업과 같이 발생문서가 대량화, 다양화되고 시대의 흐름에 따른 정보관리시스템 구축이 요구되어 발생문서의 체계적인 분류체계를 바탕으로 사업 조직의 지식정보를 활용하여 설계문서에 대한 작성, 검토, 수정 및 승인을 할 수 있는 문서관리시스템을 구축하였다.

하나로, 활용설비 등 여러 사업을 수행하면서 얻은 경험과 불편사항을 보완하여 종합엔지니어링 사업인 요르단 연구로사업 수행 중에 발생하는 문서를 관리하기 위해, 요르단연구로 사업 관리 체계를 분석하고, 문서번호 분류 및 문서관리 체계를 수립하여 설계문서관리시스템을 구축한 바 있다. 이어서 2012년 4월부터 착수한 신형 연구로사업을 준비하면서 보다 개량화 된 문서관리시스템을 구축하였다. 요르단연구로 사업의 경우 연구원은 주로 시스템 설계를 하였지만 신형연구로를 수행하면서 설계는 물론 인허가, 기자재 구매, 건설 및 시운전까지 수행하여야 한다. 따라서 프로젝트 전 주기에 걸친 문서관리시스템을 구현하였다. 

2. 연구로사업 및 ANSIM 시스템 체계

2.1 연구로 사업

한국원자력연구원(이하 KAERI)은 연구로 건설사업에 적합한 사업문서를 전산화하고자 요르단 연구로사업 문서관리시스템을 개발하여 사업수행 업무와 정보화 체계를 분석하고자 문서의 전산시스템 구축, 문서관리 체계 확립, 조직 및 구성원 운영체계 정립 등을 수행하였다. KAERI는 사업별 문서관리 시스템을 통합하여 원자력 통합안전 경영시스템(KAERI Advanced Nuclear Safety Information Management, AnSIM, 안심)이라 하였다. 요르단 연구로 사업에서 KAERI의 주된 업무인 시스템 설계는 내부 안심시스템을 구축하여 문서관리를 하였다. 그러나 엔지니어링, 구매 및 건설은 EPC(Engineering, Procurement, and Construction)사 문서관리시스템인 PDCS(Project Document Control System)를 활용하여 <Figure 1>과 같이 KAERI-EPC사-JAEC(Jordan Atomic Energy Commission)의 문서를 공유하였다[1]. 

<Figure 1> JRTR Document Control System

안심시스템에서는 KAERI 내에서 요르단 연구로사업을 위하여 생산되거나, 대외기관으로부터 접수 또는 발송되는 사업문서를 대상으로 하며, 보안상 이유로 안심시스템을 외부망과 물리적으로 연계하지 않았다. 안심시스템은 품질보증계획서(Quality Assurance Manual, QAM), 사업절차서(Project Procedure Manual, PPM), 품질보증절차서(Quality Assurance Procedure, QAP)를 기초로 하였다. 

신형연구로(New Research Reactor) 사업은 연구원에서 개념 및 시스템설계, 인허가, 시운전을 하는 사업이며, 엔지니어링사에서 기본 및 상세설계, 건설사에서 설치공사, 제작사에서는 기자재의 제작을 하는 것으로 이에 대한 문서관리 체계의 현재 구상은 <Figure 2>와 같으며 현재는 내부망에서만 안심이 구축되어 있으나 EPC사 등 외부 계약사와의 문서교신을 위하여 KAERI 외부망을 준비하고 있다. 

<Figure 2> NRR Document Control System

2.2 ANSIM 시스템 구성

첫째, 시스템 구성은 KAERI의 연구로 설계업무인 연계업무통신문(IOC : Interoffice Correspondence), 동의용 서류배부전(DDA : Document Distribution for Agreement), 설계문서(Design Documents), PM 메모(Project Manager Memorandum)작성 업무를 전산화하였다. 둘째, 설계도서의 검토, 배부, 승인을 하고 승인된 문서를 등록하여 사용자에게 제공하는 업무이다. 셋째, 문서관리시스템에서 사용하는 조직 및 조직원 정보, 구성원의 사용권한을 관리하는 등 현재 운영 중인 안심시스템의 단위 업무를 실시간 통합 관리하여, 연구업무 활성화에 기여하였다. 기본 구조는 문서관리, 문서보관함, 사업관리, 조직관리 및 외부계약문서로 이루어진다. 모든 문서는 문서관리에서 프로세스 작업이 이루어지고, 작업이 완료되면 문서보관함으로 보내져 저장되고, 외부로 보내진다. 엔지니어링사 등 외부에서 접수된 문서의 경우에도 문서관리를 통해서 문서보관함으로 흐른다. 그 내용 및 구조를 <Figure 3>에서 나타냈다[2].

<Figure 3> Organization for Document Control System for Research Reactor

3. 외부계약기관 문서

3.1 외부 계약기관 문서흐름

연구원 정책상 외․내부망이 분리되어 있기 때문에 외부계약기관으로부터 접수되는 문서의 경우 외부망에서 내부망으로 전송한다. 이 외부계약기관 문서흐름의 업무 영역은 설계도서 안심접수, 부서장 및 담당자 지정, 문서 검토, 검토 의견서 및 PM 메모 작성, 계약기관 발송으로 구성된다. 

접수문서를 안심에 등록시에는 발신 회사명, 접수 일자, 문서번호, 문서제목이 입력되고, Transmittal Sheet(설계문서 목록 공문)와 첨부문서가 업로드 된다. Transmittal Sheet의 경우 각 첨부문서마다 문서번호 및 개정번호, 제목이 입력된 후에 첨부 문서가 업로드 되도록 하였다. 입력사항 저장 후 확정하면 표지 업로드에 등록한 Transmittal Sheet의 맨 하단에 결재인과 접수인이 표시되는데 결재인에 접수자 서명이 된다. 이 Transmittal Sheet 문서는 사업관리 과책(Assistance Project Manager, APM)에게 전달되며 APM은 설계담당 과책(Design Manager, DM)을 지명하면서 필요업무를 지시한다. DM은 설계담당자를 지명한다. 그러면 결재인에 APM의 서명이 되고, 설계문서는 DM에게 전달된다. 

DM에 의해서 지명된 설계담당자는 접수 완료되어 본인에게 전달된 설계문서가 협조부서의 검토가 필요한 경우 동의용 서류배부전(DDA : Document Distribution for Agreement)을 사용하여 검토 요청 및 검토의견을 받을 수 있다. DDA는 문서관리에서 사용 중인 것과 같으며 추가로 외부계약문서 폴더 내부에 DDA 시스템을 구축하였다. DDA를 이용하여 협조부서의 검토의견이 수집되면 설계담당자의 검토의견에 더하여 종합 검토의견서를 작성한다. 

PM 메모를 작성하고 검토의견서와 관련 자료를 첨부하여 PM 승인을 받는다. 승인이 완료되면 외부망 메일을 통해 관련업체에 전송된다. 이와 같은 외부계약기관 문서 흐름은 <Figure 4>과 같다[3]. 

<Figure 4> Document Work-flow of EPC

3.2 외부 계약기관 문서검토

외부계약기관으로부터 접수된 설계문서에 대한 검토 및 승인을 위한 동의용 서류배부전(Document Distribution for Agreement, DDA)의 문서흐름을 아래에 설명하고, <Figure 5>에 나타냈다[4]. 

<Figure 5> Basic Flow Diagram of DDA

① 작성자 : 동의용 서류배부전(DDA)을 작성하고, 외부계약기관에서 접수된 설계문서를 첨부하여 배부처를 선택하고 발송 승인을 요청한다. 

② 작성부서장 : DDA를 검토 후 발송 승인하면 배부처인 검토부서에 DDA가 발송된다. 

③ 검토부서장 : DDA 수신 후 부서원들 중에서 검토자를 지정하여 배부한다. 

④ 검토자 : 관련문서를 첨부하여 검토자 의견을 등록하고 동의서명 여부를 등록 처리한다. 

⑤ 검토부서장 : 다수의 검토의견을 취합하고 취합된 의견을 작성자에게 송부한다. 

⑥ 작성자 : 검토의견 처리 해결 결과를 작성 등록한다. 

⑦ 작성부서장 : 검토의견에 대한 해결 결과에 대하여 동의함을 최종확인 후 서명한다. 

3.3 외부 계약기관 문서의 교신

안심시스템에서 외부계약기관에 신속한 서류 교신을 위한 PM 메모는 작성, 검토와 승인으로 이루어졌다. 문서는 엔지니어링사, 건설사, 기자재제작사로 분류하여 접수하고, 작성 발송하였다. 요르단연구로 사업의 경우 PM의 승인을 받은 PM 메모는 EPC사 Project Document Control System(PDCS)에 업로드 되면서 관련자들에게 메일로 통보가 된다. 그러나 KAERI는 보안을 위해 내․외부망이 분리되어 있고, 계약기관을 위한 외부망은 구축되지 않았다. 신형연구로사업의 경우 KAERI에서 장기적으로 별도의 외부망 연결 서버를 <Figure 6>과 같이 구축할 예정이다[5]. 

<Figure 6> Connecting Server of Extranet

외부망 안심을 iANSIM이라 명했으며 년말에 오픈을 목표로 개발 중이다. iANSIM은 한국원자력연구원과 업무를 수행하는 대외기관과의 원활한 정보 공유를 위해 구축하는 협업 사이트로 아래와 같은 주요 기능을 제공할  예정입니다. 

(1) 문서발신 : 기관에서 연구원으로 보낼 문서를 작성하고 발신한다. 

(2) 진행현황조회 : 기관과 연구원간 주고받은 문서에 대한 진행상태를 조회하고 수신처리를 한다. 

(3) 회원가입 : 기관 사용자가 회원가입을 위한 정보를 입력하고 관리자에게 승인을 요청한다. 

(4) 공지사항 : 기관 사용자에게 공지할 사항을 보여준다. 

4. 연구원 내부 설계문서

4.1 문서관리

연구로 사업을 위한 설계업무는 사업 제안시 최상위요건(Top-tier Requirement), 개념설계를 시작하면서 설계기준(Design Basis)을 준비한다. 이것을 기초로 하여 설계요건서(Design Requirement, DR), 설계기술서(Design Description, DD), 일반배치도(General Arrangement Drawing, GA), 배관도(Piping and Instrument Drawing, P&ID), 논리도(Logic Drawing, LD) 등이 작성된다. 기본설계단계에서 설계시방서(Design Specification, DS), 연계요건서(Interface Requirement, IR), 연계도면(Interface Drawing, ID) 등이 작성된다. 상세설계는 주로 엔지니어링사와 제작사를 통해 이루어지는데 이와 같은 설계 프로세스를 <Figure 7>에 나타냈다. 

<Figure 7> Design Process

설계관련 서류관리는 연계업무통신문(IOC), 동의용서류배부전(DDA), 설계서류 표지, PM메모, ALARA 관리, 설계변경관리 등 6개의 항목으로 이루어졌다. 

첫째, IOC는 사업조직 내부 조직의 업무협조 및 기술적 정보를 공유하는 업무이다. 

둘째, DDA는 사업조직 내부의 생산문서에 대한 기술적 연계사항이 있는 부서의 검토를 통한 동의를 얻어 설계문서의 최종 승인을 하는 업무 형태이다. 

셋째, 설계서류 표지는 사업수행 중에 DDA를 거쳐 완성된 설계문서에 대한 최종 검토 및 승인업무이다. 특히, 설계서류 표지는 DDA가 완료되면 이에 따라 설계문서를 보완 수정하고 독립검토와 ALARA 검토를 받은 후 <Figure 8>과 같이 설계문서에 대한 승인을 받는다.

<Figure 8> Work flow for Internal Document

설계검토가 완료된 후 ALARA 관리는 시설이나 설비의 설계가 방사선 방호에 있어서 피폭량을 최소화하기 위하여 방호 최적화 설계인지를 확인하는 절차이다. ALARA의 경우 Design Guide에 General, Material Selection, Valves, Tank, Pump 등 13개의 각 분야별로 ALARA 상태를 표시할 수 있도록 하였다. 특히 설계서류 표지에는 설계서류 파일이 업로드 되어 첨부되고, DDA, 독립검토 점검표와 ALARA check list 등은 mapping되어 설계문서 표지에 나타난다. 이와 같은 업무 흐름에 따라 승인이 된 설계문서 표지는 <Figure 9>와 같다. 

<Figure 9> Approved Design Document Cover

넷째, PM 메모는 연구로사업에서는 KAERI와 EPC사 사이의 신속 서류교신을 하기 위하여 공식적 공문 대신 사용하는 서신문서이다. PM 메모는 EPC사에서 제출한 설계도서에 대한 검토의견서 등을 첨부하여 송신한다. 

4.2 문서보관함

문서관리에서 승인이 완료된 IOC, DDA, 설계서류, PM 메모 등은 문서보관함으로 이전이 된다. 문서보관함에는 문서관리에서 이전된 도서 외에 수기 등, 별도로 승인된 설계도면, 회의록, 설계도서, PM 메모 등을 등록할 수 있도록 하였다. 특히 KAERI 조직 내에서 발행된 설계문서와 설계도면은 해당 도서번호를 클릭하면 도서 개정사항 세부내역과 개정승인 내역이 추적되도록 하였다. 또한, 병합문서 PDF 파일, DDA, ALARA, 독립검토, 본문첨부, 기타첨부, RPE 첨부 등의 상태를 확인할 수 있고, 다운로드 가능하도록 하였다. 요르단연구로의 경우 문서보관함에 보관된 문서현황은 <Table 1>과 같으며 각부문별, 도서 종류별 현황이며 총 3000건 이상의 문서가 승인 후 저장되었다. 

<Table 1> JRTR Document & Drawing Status

4.3 사업관리

사업자료는 사업에 많이 사용되는 원자력진흥법, 원자력 안전법 등 원자력법령, ASME, KEPIC 등 Code and Standard 폴더가 있다. 그리고 품질보증계획서 및 품질보증 절차서, 교육훈련기록, 품질검사계획, 시험관리, 기타 QA기록 등 품질보증 폴더가 있다. 사업 전반에 대한 계획서, 절차서, 구매관리, 구매계획, 양식자료실, 각종 보고자료 등이 관리된다. 

4.4 조직관리

각 연구로 사업의 조직 구성 및 조직원을 등록 관리하고, 사업 관련기관 관리 및 문서관리시스템의 접근을 허용하는 사용권한 부여, 문서에 나타나는 공통코드, 독립 검토자 및 설계요원 직무기술서를 등록 관리한다. 

5. 시스템 구현 및 향상

5.1 시스템 구현

ANSIM시스템의 구현은 입력시스템, 데이터 로드시스템 및 검색관리시스템을 구현하였다. 입력시스템에서는 온라인으로 설계문서의 작성부서, 작성일자, 문서번호, 개정번호, 제목, 안전, 품질, 내진 등 설계등급, 결재선 등을 입력한다. 데이터 로드시스템은 작성된 설계문서, 설계도면, 그림, ALARA Check-list 등의 파일을 업로드 시켜준다. 입력시스템과 데이터 로드시스템은 서류관리에서 제공되며 서류관리에서 승인되기 전의 문서현황을 보여준다. 검색관리시스템은 승인된 IOC, DDA, 설계서류, 설계도면 및 PM 메모 등 교신문서를 검색하고 분류하며 데이터의 개인별, 문서별, 부서별, 기간별 현황을 제공한다. 

특히 이와 같은 시스템 구축을 통해 

(1) 문서 양식, 문서 번호, 결재 라인이 생성되는 문서관리시스템 전산화가 구축되었다. 

(2) 각 계통별 설계, 사업관리, 품질관리, 기술관리등 종합엔지니어링 사업인 연구로사업 수행 중에 발생되는 다양한 설계문서들과 설계도면들이 체계적으로 관리되었으며, ANSIM시스템에서 본인이나 사업 참여자들의 문서 흐름을 볼 수 있고, 문서파일 다운로드 등 업무 공유를 통한 업무효율을 높였다. 

(3) 과제 참여자만이 문서관리시스템 접근이 가능하도록 하여 원천적인 접근 차단을 통한 보안성을 높였다. 

(4) 설계, 제작, 시험, 설치, 시운전 등 전 주기별 원자력기술 경험 및 지식 등이 계속적으로 계승 전달되도록 하였다. 

5.2 시스템 향상

2010년 6월 요르단사업을 시작하면서 ANSIM시스템을 개통한 후 신형로 ANSIM을 구축하면서 사용자의 수많은 시스템 요구사항을 해결하였다. 

(1) 수기로 체크하여 업로드 하던 방식을 설계문서 표지를 작성하기 전에 독립검토자와 ALARA(As Low As Reasonably Achievable) 검토자가 체크리스트를 작성 및 결재를 하고, 작성자 기준으로 ANSIM 자체에서 mapping되도록 하였다. 

(2) 결재과정에서 생성되는 설계문서표지, 개정이력에 설계문서 목차와 본문이 병합되어 ANSIM에서 보관되도록 하였다. ANSIM에는 DDA, 설계문서 본문, 독립검토 설계확인점검표, ALARA check list, 계산서 파일까지 등록하도록 하였다.

(3) 설계문서의 관리는 PPM과 QAP에 따르지만 설계문서의 검토 및 승인은 Documents Review and Approval Sheet에 준수하면서 결재라인을 흐르도록 하였다. 

(4) 독립검토자는 QAP에서 자격 부여를 정하고, ANSIM에 등록하여 등록된 독립검토자를 선택할 수 있도록 하였다. 특히, 설계요원 직무기술서와 병행 구현하여 편리성을 도모하였다. 

(5) 계약기관 기술문서 workflow가 구현되고 이에 대한 절차서가 작성되었다. 외부계약기관 문서흐름은 설계도서 안심접수, 부서장 및 담당자 지정, 문서 검토, 검토의견서 및 PM 메모 작성, 계약기관 발송으로 구성되었다. 

6. 결 론

국내 최초로 원자력 토탈 시스템을 수출한 요르단연구로(JRTR)사업의 문서관리시스템은 성실한 프로그램 선정검토를 통해 향후의 계속적인 수출 사업을 고려하고자 ANSIM시스템을 채택하였다. 연구로사업의 문서분류 체계는 Project Procedure Manual, Quality Assurance Manual 및 Quality Assurance Procedure에 준하여 분류하였다. 

ANSIM시스템은 사업관리, 외부계약문서, 문서관리, 문서보관함, 조직관리로 구성하였다. 문서관리는 연계업무 통신문(IOC), 동의용 서류배부전(DDA), 설계서류 표지, PM메모, ALARA관리 등으로 구성되었다. 문서관리에서 승인이 된 설계 도서들은 문서보관함으로 이동이 되면서 도서목록과 소팅 기능도 제공을 한다. 

내부 문서관리시스템 구축 후 신형연구로 사업에서는 원자력연구원이 발주자이므로 엔지니어링사, 건설사, 기자재제작사 등으로 분류하여 외부계약기관 문서관리시스템을 구축하였다. 외부계약기관 문서 흐름은 설계도서 안심접수, 부서장 및 담당자 지정, 문서 검토, 검토의견서 및 PM 메모 작성, 계약기관 발송으로 구성된다. 

이와 같은 문서관리시스템을 통하여 입력시스템, 데이터 로드시스템, 검색시스템 등이 구현되고, 경영전략과 연계하여 KAERI의 오랜 경험과 지식의 정보화 자산이 효율적으로 관리되었다. 연구 활성화에 기여함은 물론 또 다른 대형 원자력시설의 구축 및 해외 수출에도 기여할 것으로 기대하고 있다. 통합 정보관리 시스템에 기반을 두기 때문에 설계문서의 전자결재시스템 등 정보화 표준 및 상호 운용성을 확보한 문서관리시스템이 구축되었다. 

Acknowledgement

This study has been supported by a Nuclear Research and Development Project of Ministry of Science, ICT and Future Planing, Korea.